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les états

 

présentation

Comme leur nom l'indique, les états sont des documents dont l'objet est de présenter de manière agréable et claire des données chiffrées éventuellement assorties de graphiques et d'opérations mathématiques de base : somme, moyenne etc... 

Les données contenues dans un état proviennent d'une table ou d'une requête. Il est donc nécessaire de réfléchir, avant de concevoir un état, à sa source de données, c'est à dire à l'objet qui contient les informations destinées à y figurer.

Deux cas peuvent se présenter :

  • les informations contenues dans l'état proviennent d'une seule table : l'état peut alors être basé sur cette seule table.

  • les informations contenues dans l'état proviennent de plusieurs tables : il faut alors faire précéder l'état par une requête multi-table qui regroupe les informations.

que peut-on faire dans un état ?

Les états, on l'a vu, sont des outils de présentation des informations. Il est possible de procéder dans un état à des traitements de base sur les données :

  • trier les données : c'est à dire les classer suivant un ordre choisi selon un champ qui sert de critère de tri. Exemple : trier des élèves selon l'ordre alphabétique de leur nom,

  • regrouper les données : c'est à dire faire figurer ensemble sur l'état les enregistrement qui ont en commun un même contenu pour un champ choisi. Exemple : regrouper ensemble les élèves d'une même division.

  • effectuer des calculs de base : somme, moyenne, valeur minimale, valeur maximale d'un ou plusieurs champs.

Il vous est vivement recommandé de vous servir de l'Assistant de création d'état. Il permet, par étapes, d'utiliser les traitements de données ci-dessus.

structure d'un état

L'illustration de droite montre la structure d'un état affiché en mode création.

Il s'agit d'un bordereau de remise de chèques.

L'état comporte les parties suivantes :

En-tête d'état : cette partie figure une seule fois, au début de l'état.

En-tête de page : il se trouve au début de chacune des pages de l'état.

En-tête de groupe : les chèques ont été regroupés par banques émettrices. L'en-tête de groupe comporte le nom de la banque (champ "Banque"). Il est modifié à chaque changement de banque.

Détail : cette ligne comporte les champs qui figureront dans l'état.

Pied de groupe : il comporte ici le total des chèques remis par banque.

Pied de page : se trouve en bas de chaque page.

Pied d'état : il figure une seule fois, à la fin de l'état. Il comporte ici le total général des chèques remis.

les contrôles

Un état se compose de contrôles. Il s'agit d'objets divers : étiquettes de colonnes, champs, calculs, image, listes déroulantes etc. Le groupe Contrôle de l'onglet Création permet de les créer. Il s'affiche quand l'état est en mode création.

Il existe trois types de contrôles : indépendants, dépendants et calculés.

Un contrôle indépendant n'est pas relié à un champ de table ou de requête. Il permet d'afficher un texte descriptif, une ligne, une image etc. Exemple : le contrôle étiquette.

Un contrôle dépendant est relié à un champ de table ou de requête dont il affiche le contenu. Exemple : le contrôle Zone de texte.

Un contrôle calculé utilise une expression mathématique faisant intervenir un champ. Il en affiche le résultat.

Les contrôles peuvent être ajustés finement en agissant sur leurs propriétés, par Clic droit + Propriétés.