le publipostage avec Word

L'activation de l'onglet Publipostage permet de faire apparaître les groupes d'outils ci-dessous :

étape 1 : rédiger le document de base

Le publipostage demande un minimum d'organisation et de réflexion préalable. Il est donc préférable de commencer par la rédaction du document principal où viendront s'insérer les champs de fusion.

Ce document principal peut également être un document déjà existant et sauvegardé. Il faut alors commencer par l'ouvrir dans Word.

étape 2 : démarrer la fusion et le publipostage

Word propose cinq options de document de base : lettres, messages électroniques ,enveloppes, étiquettes, répertoire et document Word normal. Choisissez Lettres.

Le bouton Démarrer la fusion et le publipostage permet également d'activer l'Assistant Fusion et publipostage pas à pas. Cet assistant est un héritage des anciennes versions de Word (Word 2003 et version précédentes).

note : pour une lettre, l'utilisation de ce bouton n'est pas nécessaire.

étape 3 : sélection des destinataires

C'est à cette étape que Word propose d'établir un lien entre le document principal (la lettre que vous éditez) et une source de données. Word accepte de nombreux types de sources de données, en particulier des tableaux Word, des feuilles de calcul Excel ou des tables Access.

Vous avez le choix entre les options suivantes :

• Utilisation d'une liste existante : vous sélectionnez une liste des destinataires déjà constituée et sauvegardée ;

• Sélection à partir des contacts Outlook : vous envoyez votre lettre à tout ou partie de vos contacts stockés dans Outlook (il est nécessaire qu'Outlook soit votre gestionnaire de courriel par défaut).

• Saisie d'une nouvelle liste : vous saisissez une nouvelle liste de destinataire en utilisant une grille de saisie fournie par Word. En fin de saisie, il faut sauvegarder cette liste au format de base de données .mdb. Précisons qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'Access pour lire ce format s'il s'agit d'une simple liste de destinataires (et non d'une base de données relationnelle).

étape 4 : modifier la liste des destinataires (facultatif)

Cliquer sur le bouton Modifier la liste de destinataires. La boîte de dialogue ci-contre apparaît. Elle vous permet de choisir les destinataires en décochant certains noms.

Vous n'êtes pas obligé de choisir vos destinataires à ce stade. Vous avez la possibilité de revenir ultérieurement sur ces boîtes de dialogue.

étape 5 : insérer les champs de fusion

C'est à cette étape que vous allez insérer les champs de fusion issus de la source de données (liste des destinataires) dans le texte commun à tous les destinataires, texte que vous aurez édité à l'étape1. Cliquez sur Insérer un champ de fusion, choisissez un champ puis cliquez sur Insérer et répétez l'opération autant de fois que nécessaire. En cliquant sur la petite flèche située sous le bouton, vous avez un accès direct aux différents champs de fusion. Word vous propose des mentions préfabriquées : bloc d'adresse, ligne de salutation/formule d'appel.  Le bouton Faire correspondre les champs permet de faire correspondre les noms des champs prédéfinis par défaut dans Word avec ceux figurant dans la liste de données. Dans la boîte de dialogue ci-contre à droite, les champs prédéfinis sont à gauche.    À droite, des listes déroulantes permettent de les faire correspondre avec les champs de votre liste de données.  Le bouton Champs de fusion en surbrillance permet de mettre en relief clairement les champs de fusion insérés dans le document pour les distinguer du texte commun à tous les destinataires.

étape 5 : aperçu de vos lettres

Le bouton-bascule Aperçu des résultats permet d'afficher la lettre telle qu'elle sera envoyée au premier destinataire de votre liste. Les flèches situées à droite de ce bouton permettent de faire défiler les destinataire.

Vous voyez ainsi l'apparence exacte de vos lettres remplies grâce aux informations extraites de la source de données.

étape 6 : terminer et fusionner

Trois choix sont proposés :

imprimer : pour un envoi immédiat des lettres à leurs destinataires ;

modifier les lettres individuelles : ce choix entraîne la création automatique d'un nouveau document appelé qui comporte autant de pages que de destinataires. Ce document regroupant les lettres-types peut être sauvegardé pour une utilisation ultérieure.

envoyer des messages électroniques.

Il est bien sûr souhaitable de sauvegarder le document principal qui comporte les champs de fusion et le lien avec la source de données.

étiquettes de publipostage

Le fabricant d'étiquettes Avery propose un assistant Avery Wizard qui permet d'éditer facilement des étiquettes avec Word en utilisant une source de données au format Word, Access ou Excel.

Site Avery : http://www.avery.fr/