Word

les indispensables

 

paramétrer l'espace de travail

Le paramétrage de Word tel que « sorti d'usine » n'est pas nécessairement le plus adapté à un travail rapide. On peut facilement l'adapter à ses propres habitudes.

personnaliser la barre d'outils Accès rapide

 

La barre d'outils Accès rapide se trouve dans la barre de titre du logiciel.

Cette barre d'outils regroupe quelques fonctions de base à portée de souris, en dehors du ruban. Elle peut être complétée par des outils choisis par l'utilisateur.

Faites un clic droit sur cette barre d'outils et cliquez sur Personnaliser la barre d'outils Accès rapide, ou bien cliquez sur la flèche bas située à droite de cette barre.

Vous pouvez alors choisir les boutons devant figurer dans la barre d'outils Accès rapide.

personnaliser le ruban

On peut personnaliser le ruban en cliquant droit sur la barre d'outils Accès rapide et en cochant Réduire le ruban. Le ruban disparaît alors pour ne laisser apparaître que les différents onglets. Cette manipulation peut être utile pour travailler avec un petit écran.

 

majuscules accentuées

Le respect de l'orthographe, les règles de typographie et la lisibilité du texte obligent à accentuer systématiquement les majuscules. L'habitude de ne pas accentuer les majuscules remonte à l'usage de la machine à écrire : c'était alors matériellement impossible. Cet usage n'a plus lieu d'être.

Deux solutions pour accentuer les majuscules :

  • Dans les Options de Word, cliquer sur Vérification. Décocher Ignorer les mots en majuscules et cocher Majuscules accentuées en français. Le correcteur orthographique de Word propose alors des mots avec majuscules accentuées quand il rectifie l'orthographe.

  • Saisir le texte en minuscules, puis passer en majuscules en cliquant sur le bouton Modifier la casse dans le groupe Police de l'onglet Accueil.

Signalons également l'existence d'un pilote de clavier français amélioré dû à Denis Liégeois pour Windows 95, 98, Me, NT, 2000, XP, Vista et 7. Ce pilote permet d'enrichir considérablement le clavier traditionnel en ajoutant les majuscules accentuées et un grand nombre d'autres signes. Il est disponible gratuitement à l'adresse suivante : http://users.numericable.be/denis.liegeois/kbdfrac.htm.

Dans le même esprit, Michel Cadart propose son clavier français complété. C'est ici :
http://www.cadart.net/Trucs/clavier_francais_complete/index.htm

caractères non imprimables

Il est important de travailler avec les caractères non imprimables affichés à l'écran. C'est une habitude qui demande un temps d'adaptation, mais qui permet de repérer les fautes d'espacement et de mieux contrôler la structure du texte. Voir en page structure d'un document les différents symboles utilisés par Word.

Deux solutions pour afficher les caractères non imprimables :

Choisir Fichier + Options + Affichage, cocher Afficher toutes les marques de mise en forme.

Appuyer sur le bouton Caractères non imprimables .

espaces insécables

La coupure de certains espaces en fin de ligne est particulièrement malvenue (par exemple pour l'écriture des nombres) comme le montrent les exemples ci-contre à droite.

Il faut alors utiliser l'espace insécable : Ctrl + Maj + Espace.

trait d'union insécable

Il est également souhaitable que certains traits d'union ne soient pas coupés en fin de ligne (pour une date, une référence par exemple) comme on le voit ci-contre à droite.

Il faut alors utiliser le trait d'union insécable : Ctrl + 8.

barre d'état

En bas de la fenêtre Word, la barre d'état apporte de nombreuses informations :

raccourcis clavier - déplacements dans le document

L'expérience montre que la lenteur et l'imprécision du travail des élèves sont dus à leur sous-utilisation du clavier et à leur travail exclusif à la souris.

Ces raccourcis sont également utiles pour se déplacer dans une page web.

Ctrl + C Copier
Ctrl + X Couper
Ctrl + V Coller
Ctrl + F Rechercher
Ctrl + P Imprimer
Ctrl + A Sélectionner tout le document
Ctrl + Atteindre le début du document
Ctrl + Fin Atteindre la fin du document
Atteindre le début d'un mot ou d'un champ
Fin Atteindre la fin d'un mot ou d'un champ
Tab F Atteindre la cellule ou le champ suivant
Ctrl + Tab Atteindre la cellule ou le champ précédent
Page haut / Défilement du document vers le haut
Page bas 0 Défilement du document vers le bas
   

compatibilité des différentes versions de Word (Excel et Powerpoint)

Entre les versions de Word de 97 à 2016, la compatibilité ascendante est toujours assurée. C'est à dire qu'une version de Word peut toujours ouvrir et modifier des documents enregistrés dans une version précédente.

Par contre, la version 2007 de Word a introduit un nouveau format de fichier qui n'est pas lisible par les versions précédentes.

Microsoft a publié un module de comptabilité qui permet aux versions précédentes de Word d'ouvrir et d'éditer des documents au format 2007/2016.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr

Ce module permet donc, par exemple, à Word XP ou 2003 d'éditer des documents Word 2007/2016. Cependant des outils spécifiques à Word 2007/2016 (les SmartArts par exemple ou les QuickParts) ne seront pas modifiables.

Si vous voulez fournir des documents édités avec Word 2013 à des personnes possédant une version précédente du logiciel, vous devez préciser à la sauvegarde Enregistrer sous Document Word 97-2003. Word 2007/2016 vous préviendra éventuellement des caractéristiques de votre document qui ne seront pas éditables par une version précédente.

Cette sauvegarde dans la version précédente peut être fixée de manière permanente de la façon suivante : Fichier + Options, rubrique Enregistrement, cocher Enregistrer les fichiers au format suivant : Document Word 97-2003.

Ce point concerne également Excel 2007/2016 et Powerpoint 2007/2016.